Σύστημα Βιβλιοθηκών Α.Π.Θ. > Κανονισμός

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ

ΠΡΥΤΑΝΕΙΑ

Ο παρών κανονισμός λειτουργίας του Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ συντάχθηκε από την Επιτροπή Εποπτείας Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ και εγκρίθηκε από τη Σύγκλητο στη συνεδρίασή της με αριθμ. 2752/2-7-2003

Περιεχόμενα

• Άρθρο 1: Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ
• Άρθρο 2: Οργάνωση και χρήση συλλογών
• Άρθρο 3: Δικαιώματα και υποχρεώσεις χρηστών
• Άρθρο 4: Παρεχόμενες υπηρεσίες (Δανεισμός)
• Άρθρο 5: Άλλες παρεχόμενες υπηρεσίες
• Άρθρο 6: Άλλες Διατάξεις

Παραρτήματα

• Παράρτημα 1: Όροι και κριτήρια απόσυρσης υλικού
• Παράρτημα 2: Κανονισμός ανάπτυξης και διαχείρισης συλλογής σπάνιων αντιτύπων βιβλίων και έργων τέχνης
• Παράρτημα 3: Δείκτες αξιολόγησης ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών

---

ΑΡΘΡΟ 1 Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ

1.1. Αποστολή

Αποστολή του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ είναι η υποστήριξη των εκπαιδευτικών και των ερευνητικών δραστηριοτήτων του ιδρύματος, καθώς και η συμβολή στη συνολική πνευματική και πολιτιστική ανάπτυξη της πανεπιστημιακής κοινότητας και του ευρύτερου κοινωνικού συνόλου. Η αποστολή αυτή επιτυγχάνεται μέσω της ενιαίας οργάνωσης του υλικού και του συντονισμού των υπηρεσιών που παρέχει το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ και οι πανεπιστημιακές βιβλιοθήκες.

1.2. Στόχοι

Οι επιμέρους στόχοι, μέσω των οποίων το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ επιδιώκει την εκπλήρωση της αποστολής του, είναι οι ακόλουθοι:

1.2.1. Η δημιουργία οργανωτικών και διοικητικών δομών, οι οποίες να εξασφαλίζουν την αδιάλειπτη και αποτελεσματική παροχή βιβλιοθηκονομικών υπηρεσιών προς τους ενδιαφερόμενους, καθώς και η στελέχωση των βιβλιοθηκών με αριθμητικά επαρκές προσωπικό.

1.2.2. Η προσπάθεια ανάπτυξης συλλογών που καλύπτουν όλους τους τομείς των εκπαιδευτικών και ερευνητικών αναγκών του ΑΠΘ, η συγκέντρωση, διατήρηση και ανάδειξη του σπάνιου και πολύτιμου υλικού σε οποιαδήποτε μορφή, καθώς και ο συνεχής εμπλουτισμός και η αναβάθμιση των παρεχομένων υπηρεσιών.

1.2.3. Η οργάνωση του υλικού με βάση τις πιο σύγχρονες εξελίξεις και τα πρότυπα της επιστήμης της βιβλιοθηκονομίας και η συνεχής ενσωμάτωση των νέων τεχνολογιών στον τρόπο και στις μεθόδους παροχής υπηρεσιών.

1.2.4. Ο σχεδιασμός και η παροχή «δια βίου εκπαίδευσης» και επιμόρφωσης του προσωπικού των βιβλιοθηκών και των χρηστών.

1.2.5. Η ανάπτυξη συνεργασίας με άλλες βιβλιοθήκες και ιδρύματα σε εθνικό και διεθνές επίπεδο, ώστε συνδυάζοντας μεθόδους συνεισφοράς, από κοινού απόκτησης αλλά και ορθολογικής διαχείρισης των διαθέσιμων οικονομικών πόρων, να επιτυγχάνεται η πληρέστερη κάλυψη των αναγκών των χρηστών.

1.3. Διοικητική διόρθωση

1.3.1. Το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ περιλαμβάνει την Κεντρική Βιβλιοθήκη και τις περιφερειακές βιβλιοθήκες, τις βιβλιοθήκες των τμημάτων.

1.3.2. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη έχει την ευθύνη παραλαβής και ενσωμάτωσης του βιβλιακού υλικού (έντυπο, ηλεκτρονικό, οπτικοακουστικό), της προμήθειας των περιοδικών, της εύρυθμης λειτουργίας της ηλεκτρονικής διαχείρισης του υλικού και της ανάληψης πρωτοβουλιών για τον συντονισμό του έργου των περιφερειακών βιβλιοθηκών, με στόχο την αποτελεσματική κάλυψη των αναγκών των χρηστών.

1.3.3. Οι περιφερειακές βιβλιοθήκες λειτουργούν στα τμήματα του ΑΠΘ και μεριμνούν για την εξυπηρέτηση των αναγκών της θεματικής περιοχής στην οποία ανήκουν, συνεργαζόμενες με την Κεντρική Βιβλιοθήκη.

1.3.4. Για λόγους εξοικονόμησης πόρων και θέσεων εργασίας, οι περιφερειακές βιβλιοθήκες μιας σχολής μπορούν, με απόφαση της κοσμητείας της Σχολής τους, να ορίσουν μια εξ αυτών ως συντονίστρια Θεματική Βιβλιοθήκη. Οι Θεματικές Βιβλιοθήκες, πέραν των υπηρεσιών που παρέχουν στα τμήματά τους, είναι υποχρεωμένες: α) να οργανώσουν και να διατηρούν σε λειτουργία υπηρεσία πληροφόρησης και διαδανεισμού, η οποία να καλύπτει όλα τα γνωστικά αντικείμενα των βιβλιοθηκών που συντονίζουν, β) να εκτελούν τις παραγγελίες του βιβλιακού υλικού σύμφωνα με τις προτάσεις των βιβλιοθηκών που συντονίζουν και να παρακολουθούν την εξέλιξή τους μέχρι την ολοκλήρωσή τους, και γ) να συγκεντρώνουν και να διαχειρίζονται τα έντυπα περιοδικά των βιβλιοθηκών που συντονίζουν.

1.3.5. Το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ διοικείται από την Επιτροπή Εποπτείας Βιβλιοθηκών ΑΠΘ, η οποία ορίζεται από τη Σύγκλητο και αποτελείται από τον πρόεδρο, τον αντιπρόεδρο, επτά (7) μέλη ΔΕΠ, τον διευθυντή της Κεντρικής Βιβλιοθήκης, δυο (2) βιβλιοθηκονόμους εκπροσώπους των εργαζομένων στο Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ και έναν (1) εκπρόσωπο της ΦΕΑΠΘ. Έργο της Επιτροπής είναι να μελετά τα ζητήματα που αφορούν την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ιδρύματος και να εισηγείται σχετικά στις πρυτανικές αρχές, σύμφωνα με τους στόχους του άρθρου 1.2.

---

ΑΡΘΡΟ 2 Οργάνωση και χρήση συλλογών

2.1. Αξιολόγηση και ανάπτυξη συλλογής

2.1.1. Στο πλαίσιο της λειτουργίας και της ανάπτυξης των συλλογών του, το Σύστημα Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ εφαρμόζει ενιαία πολιτική αξιολόγησης του υλικού, επισημαίνει ελλείψεις που πρέπει να καλυφθούν, αναζητά και εντοπίζει βιβλιακό υλικό (έντυπο, ηλεκτρονικό, οπτικοακουστικό) στην παγκόσμια αγορά, παραγγέλλει, παραλαμβάνει, καταχωρεί, συντηρεί ή αποσύρει υλικό κατά περίπτωση, ώστε να διατηρεί τελικά μία όσο το δυνατόν πιο χρήσιμη συλλογή, αντίστοιχη προς τις ανάγκες της κοινότητας που εξυπηρετεί.

2.1.2. Οι βιβλιοθήκες του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ αξιολογούν τις επιμέρους συλλογές τους σε τακτά χρονικά διαστήματα προκειμένου να διαπιστωθεί κατά πόσο αυτές πληρούν το στόχο τους τόσο κατά κατηγορία βιβλιακού υλικού όσο και κατά θεματικό αντικείμενο. Από την αξιολόγηση προκύπτουν οι ανάγκες που θα οδηγήσουν στην παραγγελία νέου υλικού, στην ενδυνάμωση των επιμέρους συλλογών με περισσότερα αντίτυπα, στη συντήρηση ή αντικατάσταση φθαρμένου υλικού, στην απόφαση αποδοχής δωρεών και στη διαδικασία απόσυρσης υλικού.

2.1.3. Η επιλογή του βιβλιακού υλικού γίνεται κυρίως με βάση τις προτάσεις που κατατίθενται από τα μέλη ΔΕΠ των τμημάτων του Πανεπιστημίου και κατά δεύτερο λόγο από το προσωπικό των βιβλιοθηκών. Οι προτάσεις κατατίθενται στη βιβλιοθήκη του τμήματος ή στην αντίστοιχη Θεματική Βιβλιοθήκη (εφόσον υπάρχει), όπου αξιολογούνται ως προς το κόστος τους, με βάση τον ετήσιο προϋπολογισμό του κάθε τμήματος. Όλες οι παραγγελίες καταχωρούνται στον αυτοματοποιημένο κατάλογο από όπου ελέγχεται και η τυχόν περιττή πολλαπλότητα αντιτύπων που παραγγέλλονται.

2.1.4. Η παραγγελία πολλαπλών αντιτύπων είναι επιτρεπτή μόνον κάτω από τις εξής προϋποθέσεις:

1. α) Υψηλή ζήτηση που διαμορφώνεται σε ιδιαίτερες συνθήκες, όπως είναι η ενιαία χρήση του υλικού στη διδασκαλία, ο χαρακτηρισμός του ως κλασικό σύγγραμμα, η ένταξή του σε ειδική συλλογή βραχυπρόθεσμου δανεισμού κλπ.
2. β) Η φυσική κατάσταση του υλικού που υποδηλώνει συχνή χρήση (φθορά).
3. γ) Το γεγονός ότι είναι κύριο πληροφοριακό ή βιβλιογραφικού περιεχομένου υλικό, το οποίο είναι απαραίτητο σε περισσότερες από μία τοποθεσίες.
4. δ) Μεγάλη συχνότητα δανεισμού τα τελευταία τέσσερα (4) χρόνια.

2.2. Παραλαβή και καταχώρηση υλικού

2.2.1. Το προσωπικό που είναι επιφορτισμένο με την παραγγελία του υλικού έχει και την ευθύνη για την παραλαβή του. Η διαδικασία παραλαβής περιλαμβάνει έλεγχο της ταυτότητας των παραγγελθέντων αντιτύπων και των αντίστοιχων τιμών χρέωσης. Οι πληρωμές γίνονται σύμφωνα με όσα ισχύουν για τις εξοφλήσεις δαπανών του Πανεπιστημίου ύστερα από σύμφωνη γνώμη της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. 2.2.2. Η ενσωμάτωση του υλικού που παραλαμβάνεται στη συλλογή, ολοκληρώνεται με την καταλογογράφηση και καταχώρησή του στον αυτοματοποιημένο κατάλογο. Η εργασία αυτή εκτελείται στην Κεντρική Βιβλιοθήκη, από βιβλιοθηκονόμους με εξειδίκευση στην ηλεκτρονική καταλογογράφηση υλικού. Για την βιβλιοθηκονομική επεξεργασία του υλικού εφαρμόζονται τα παρακάτω διεθνή πρότυπα, δηλαδή: α) Για την καταλογογράφηση: οι Αγγλο-αμερικανικοί κανόνες καταλογογράφησης (AACR) β) Για την ηλεκτρονική καταλογογράφηση: οι κανόνες Machine Readable Cataloging (MARC21) γ) Για την ταξινόμηση: το ταξινομικό σύστημα της βιβλιοθήκης του Κογκρέσου (LCC) δ) Για τους θεματικούς όρους: για τους ξενόγλωσσους, οι θεματικές επικεφαλίδες της βιβλιοθήκης του Κογκρέσου (LCSH), για τους ελληνικούς δημιουργείται κατάλογος καθιερωμένων όρων.

2.3. Αντικατάσταση και απόσυρση έντυπου υλικού

2.3.1. Μια φορά το χρόνο πραγματοποιείται απογραφή του υλικού των συλλογών (αντιπαραβολή καταλόγου, υλικού), ώστε να εντοπίζεται το έντυπο υλικό που έχει υποστεί φθορές ή έχει ενδεχομένως χαθεί.

2.3.2. Έντυπο υλικό που έχει υποστεί σημαντική φθορά, έχει καταστραφεί ή έχει χαθεί, αντικαθίσταται με μέριμνα του/της αρμόδιου/ας βιβλιοθηκονόμου, που αποφασίζει για την ανάγκη αντικατάστασής του.

2.3.3. Τα κριτήρια που μπορούν να οδηγήσουν σε αντικατάσταση του έντυπου υλικού είναι τα εξής:

1. α) Έντυπο υλικό ιδιαίτερα φθαρμένο, το υψηλό κόστος συντήρησης το οποίο καθιστά προτιμότερη την αντικατάστασή του από νέο.
2. β) Έντυπο υλικό ολοκληρωτικά καταστραμμένο.
3. γ) Έντυπο υλικό που έχει χαθεί.

2.3.4. Το υλικό που παραγγέλλεται σε αντικατάσταση άλλου εντάσσεται στις ετήσιες παραγγελίες σύμφωνα με το άρθρο 2.1.3.

2.3.5. Η αντικατάσταση του αντιτύπου αφορά μόνο στη φυσική του αντικατάσταση και όχι στην ηλεκτρονική του εγγραφή. Το νέο αντίτυπο παίρνει τον αριθμό του αντιτύπου εκείνου που αντικατέστησε, αλλά ο αριθμός εισαγωγής του αντικαθίσταται με νέο.

2.3.6. Το υλικό που δεν επιστράφηκε μετά τρία (3) έτη από την τελευταία ημερομηνία δανεισμού του θεωρείται ότι έχει χαθεί.

2.3.7. Για το υλικό που κρίνεται ότι έχει χαθεί συντάσσεται από τον/την αρμόδιο βιβλιοθηκονόμο κατάλογος που υποβάλλεται στην Κεντρική Βιβλιοθήκη.

2.3.8. Η απόσυρση υλικού γίνεται με στόχο την αναβάθμιση της συλλογής και την αποτελεσματικότερη χρήση της. Η απόσυρση μπορεί να προταθεί από οποιαδήποτε βιβλιοθήκη του Συστήματος Βιβλιοθηκών. Οι όροι και τα βασικά κριτήρια που εφαρμόζονται για την απόσυρση υλικού παρουσιάζονται αναλυτικά στο Παράρτημα 1.

2.3.9. Με ανάλογο τρόπο γίνεται και η αντικατάσταση ηλεκτρονικού ή οπτικοακουστικού υλικού.

2.3.10. Η διαδικασία της απόσυρσης ακολουθεί τα εξής στάδια:

1. α) Καταγραφή του προς απόσυρση υλικού από τον/την αρμόδιο/α για την επιμέρους συλλογή βιβλιοθηκονόμο και κατάθεση της σχετικής αναφοράς/αίτησης προς την Επιτροπή Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών. Στην αναφορά/αίτηση διευκρινίζεται αν το προς απόσυρση υλικό προορίζεται για δωρεά, πώληση με συμβολική τιμή ή για καταστροφή, προκειμένου να εκδοθεί η σχετική έγκριση.
2. β) Η Επιτροπή Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών αποφασίζει και εισηγείται σχετικά στην Πρυτανεία. Η απόφαση μπορεί να αφορά στο σύνολο ή σε τμήμα του υλικού που ζητήθηκε να αποσυρθεί. Η τελική απόφαση για την απόσυρση λαμβάνεται από το Πρυτανικό Συμβούλιο ή άλλο αρμόδιο όργανο της Διοίκησης του ΑΠΘ.

2.4. Σπάνιες συλλογές

Το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ διαθέτει σπάνια αντίτυπα βιβλίων και έργων τέχνης που αποτελούν ξεχωριστή ειδική συλλογή. Τα αντίτυπα αυτά πρέπει να στεγάζονται σε ειδικά διαμορφωμένο χώρο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Ο Κανονισμός ανάπτυξης και διαχείρισης της συλλογής αυτής παρουσιάζεται στο Παράρτημα 2.

2.5. Αποδοχή δωρεών

2.5.1. Το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ αποδέχεται δωρεές με τις εξής προϋποθέσεις:

1. α) Το υλικό της δωρεάς εμπίπτει στους στόχους ανάπτυξης της συλλογής του.
2. β) Η αποδοχή της δωρεάς δεν συνεπάγεται υψηλό κόστος αποθήκευσης και συντήρησής της εκτός αν το κόστος αυτό αντισταθμίζεται από το υψηλό όφελος του αποκτήματος.

2.5.2. Η αξιολόγηση των δωρεών γίνεται από επιτροπή στην οποία συμμετέχουν βιβλιοθηκονόμοι με ειδικές γνώσεις και εμπειρία στο θεματικό περιεχόμενο της δωρεάς. Σε ειδικές περιπτώσεις δωρεών, στην αξιολόγησή τους συμμετέχουν και μέλη ΔΕΠ με συγγενές γνωστικό αντικείμενο. Για την αποδοχή ή μη της δωρεάς λαμβάνονται υπόψη παράμετροι όπως, η γενικότερη πολιτική ανάπτυξης της συλλογής, η τυχόν αναγκαιότητα δημιουργίας πολλαπλών αντιτύπων μέσα στη συλλογή, η φυσική κατάσταση του υλικού και οι όροι του δωρητή.

2.5.3. Η διαδικασία αποδοχής - απόρριψης δωρεών ακολουθεί τα εξής τρία στάδια:

1. α) Ο δωρητής απευθύνει επιστολή στην Πρυτανεία, σχετικά με τη δωρεά που προτίθεται να κάνει. Η επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή του υλικού, το θεματικό του περιεχόμενο και στοιχεία όπως μέγεθος, σχήμα, βάρος, παλαιότητα, καθώς και ιδιαίτερα χαρακτηριστικά μορφής του υλικού.
2. β) Η Πρυτανεία συγκροτεί την επιτροπή του άρθρου 2.5.2, η οποία αξιολογεί τη δωρεά και αν το θεωρεί σκόπιμο, μπορεί να ζητήσει μελέτη και αυτοψία του υλικού. Η επιτροπή εισηγείται σχετικά προς την Πρυτανεία.
3. γ) Η διαδικασία αποδοχής της δωρεάς ολοκληρώνεται με την υπογραφή εγγράφου εκ μέρους του δωρητή και της Πρυτανείας, όπου περιγράφεται λεπτομερώς η δωρεά, οι όροι αποδοχής, επεξεργασίας και διαχείρισής της.

---

ΑΡΘΡΟ 3 Δικαιώματα και υποχρεώσεις χρηστών

3.1. Χρήστες και μέλη

3.1.1. Χρήστες του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ θεωρούνται όλοι όσοι εισέρχονται στους χώρους των βιβλιοθηκών του ΑΠΘ με σκοπό τη χρήση του υλικού της για εκπαιδευτικούς και ερευνητικούς σκοπούς.

3.1.2. Μέλη της βιβλιοθήκης είναι όσοι έχουν δικαίωμα δανεισμού του υλικού της βιβλιοθήκης και μπορούν να είναι είτε εσωτερικά είτε εξωτερικά μέλη. Εσωτερικά μέλη θεωρούνται:

1. α) τα μέλη ΔΕΠ του ΑΠΘ
2. β) οι υποψήφιοι διδάκτορες του ΑΠΘ
3. γ) οι προπτυχιακοί και οι μεταπτυχιακοί φοιτητές του ΑΠΘ
4. δ) τα μέλη Ε.Ε.Δ.Ι.Π 1, οι διδάσκοντες σύμφωνα με το Π.Δ. 407, οι ειδικοί επιστημονικοί συνεργάτες του ΑΠΘ, οι προσκεκλημένοι ερευνητές του ΑΠΘ και
5. ε) οι διοικητικοί υπάλληλοι και τα μέλη Ε.Τ.Ε.Π. και Ε.Ε.Δ.Ι.Π 2 του ΑΠΘ

3.1.3. Τα προσωπικά δεδομένα των μελών είναι απόρρητα. Μόνο οι εργαζόμενοι στα αντίστοιχα σημεία εξυπηρέτησης των βιβλιοθηκών και ο διαχειριστής της βάσης του αυτοματοποιημένου προγράμματος των βιβλιοθηκών έχουν πρόσβαση στα στοιχεία αυτά, τα οποία δεν γνωστοποιούνται σε κανέναν άλλον.

3.2. Κάρτα βιβλιοθήκης

3.2.1. Όλοι οι χρήστες είναι εφοδιασμένοι με προσωπική κάρτα βιβλιοθήκης, η οποία ισχύει σε όλες της βιβλιοθήκες του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

3.2.2. Κάθε χρήστης του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ με την παραλαβή της κάρτας του δηλώνει αυτομάτως ότι γνωρίζει και αποδέχεται τους όρους που διέπουν τον κανονισμό λειτουργίας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

3.2.3. Τα μέλη έχουν την ευθύνη της ενημέρωσης της βιβλιοθήκης για κάθε αλλαγή τηλεφώνου ή διεύθυνσης οικίας και εργασίας, είτε αυτή είναι προσωρινή είτε είναι μόνιμη, καθώς και τη διεύθυνση του ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου.

3.2.4. Η κάρτα, η μορφή της οποίας είναι ενιαία, εκδίδεται δωρεάν για όλα τα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας του ΑΠΘ (άρθρο 5.1.).

3.2.5. Για τα εξωτερικά μέλη, εκτός των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών, εκδίδεται η κάρτα με την καταβολή ποσού, το οποίο αποφασίζεται από την Πρυτανεία μετά από εισήγηση της Επιτροπής Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

3.2.6. Για τις ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες ισχύουν οι διατάξεις περί διαδανεισμού.

3.2.7. Το δικαίωμα δανεισμού και οι άλλες υπηρεσίες που παρέχει η κάρτα βιβλιοθήκης είναι αυστηρά προσωπικό και δεν μεταβιβάζεται σε άλλα άτομα.

3.2.8. Η κάρτα είναι αυστηρά προσωπική και εκδίδεται από τις βιβλιοθήκες, οι οποίες έχουν εξουσιοδοτηθεί για το θέμα αυτό από την Επιτροπή Εποπτείας των Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ. Επανέκδοση κάρτας, αφού έχει δηλωθεί στη βιβλιοθήκη η απώλειά της, πραγματοποιείται με επιβάρυνση του ενδιαφερόμενου. Αυτή προσδιορίζεται με απόφαση της Πρυτανείας, μετά από εισήγηση της Επιτροπής Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

3.2.9. Η κάρτα ανανεώνεται στην αρχή κάθε ακαδημαϊκού έτους. Ανανέωση δεν σημαίνει χορήγηση νέας κάρτας αλλά έλεγχο και επιβεβαίωση των στοιχείων του κατόχου της. Κατά τη διαδικασία αυτή είναι απαραίτητη η προσκόμιση αποδεικτικού στοιχείου για την ιδιότητα του χρήστη.

3.2.10. Όταν ένα φυσικό πρόσωπο πάψει να έχει την ιδιότητα του μέλους του ΑΠΘ ή του φοιτητή, παύει να ισχύει και η κάρτα του, εκτός των περιπτώσεων που προβλέπονται στο άρθρο 3.3. του παρόντος.

3.2.11. Η έκδοση κάρτας για συλλογικά όργανα εκδίδεται στο όνομα ενός υπευθύνου φυσικού προσώπου (μέλους του συλλογικού οργάνου), το οποίο υποδεικνύεται από το συλλογικό όργανο.

3.2.12. Η κάρτα βιβλιοθήκης περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία:
Στη μια πλευρά της φέρει την φωτογραφία του χρήστη, το ονοματεπώνυμο και το τμήμα που φοιτά ή εργάζεται, ή την υπηρεσία στην οποία υπηρετεί.

Στην άλλη πλευρά της έχει το τηλέφωνο της αντίστοιχης βιβλιοθήκης και το εξής κείμενο:
«Η κάρτα είναι ιδιοκτησία του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ. Χρησιμοποιείται μόνο από το νόμιμο κάτοχο που έχει και την αποκλειστική ευθύνη για οτιδήποτε δανείζεται, σύμφωνα με τον κανονισμό του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ. Η βιβλιοθήκη θα πρέπει να ενημερώνεται για τυχόν αλλαγές των στοιχείων του μέλους ή απώλεια της κάρτας. Η παρούσα κάρτα πρέπει να παραδοθεί στη βιβλιοθήκη από τον χρήστη μόλις του το ζητηθεί.»

3.3. Αποχώρηση μελών

Για τους χρήστες που αποφοιτούν, συνταξιοδοτούνται ή παραιτούνται από το ΑΠΘ ισχύουν τα εξής:

3.3.1. Μέλη ΔΕΠ που αποχωρούν λόγω συνταξιοδότησης διατηρούν, τιμής ένεκεν, όλα τα προνόμια δανεισμού και τη σχετική κάρτα μέλους. Η δανειστική τους κατάσταση όμως πριν τη συνταξιοδότηση ελέγχεται με διαδικασία ανάλογη με αυτή των υποψηφίων διδακτόρων.

3.3.2. Μέλη ΔΕΠ που παραιτούνται χωρίς να συνταξιοδοτηθούν οφείλουν να επιστρέψουν πριν από την αποχώρησή τους τα βιβλία και το λοιπό υλικό ή εξοπλισμό που έχουν δανειστεί, καθώς και την κάρτα δανεισμού. Η βιβλιοθήκη ακυρώνει από μόνη της την ισχύ της κάρτας δανεισμού σε περίπτωση που το μέλος ΔΕΠ δεν την επιστρέψει. Η Γραμματεία του Τμήματος, στο οποίο το παραιτούμενο μέλος ΔΕΠ εργαζόταν, είναι υποχρεωμένη να ενημερώνει τη βιβλιοθήκη για την επικείμενη αποχώρηση του μέλους ΔΕΠ και να ζητάει να της αποσταλεί βεβαίωση ότι δεν οφείλει βιβλία ή άλλο υλικό.

3.3.3. Υποψήφιοι διδάκτορες και φοιτητές (προπτυχιακοί ή μεταπτυχιακοί) που έχουν ολοκληρώσει τη διδακτορική τους διατριβή ή τις σπουδές τους αντίστοιχα, χάνουν το δικαίωμα χρήσης της κάρτας μέλους του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ. Πριν την ορκομωσία τους είναι υποχρεωμένοι να προσκομίσουν στη Γραμματεία του Τμήματος έγγραφη βεβαίωση που να αναφέρει ότι δεν έχουν καμία υποχρέωση προς τις βιβλιοθήκες του ΑΠΘ (δανεισμένο υλικό, πρόστιμα κ.λπ). Με τη χορήγηση της βεβαίωσης, η βιβλιοθήκη ακυρώνει την κάρτα μέλους και διαγράφει τον υποψήφιο διδάκτορα ή φοιτητή από το αυτοματοποιημένο σύστημα.

3.3.4. Για τα μέλη διοικητικού προσωπικού, Ε.Τ.Ε.Π, Ε.Ε.Δ.Ι.Π 1 και 2, που αποχωρούν λόγω συνταξιοδότησης, η δανειστική τους κατάσταση ελέγχεται σύμφωνα με το άρθρο 3 της παραγράφου 3.3.1. και διατηρούν τα δικαιώματα δανεισμού. Όταν, όμως, αποχωρούν λόγω παραίτησης, μετάταξης σε άλλο ΑΕΙ ή λήξης της σύμβασής τους, χάνουν τα δικαιώματα δανεισμού που είχαν ως υπάλληλοι του ΑΠΘ.

3.3.5 Για διδάσκοντες σύμφωνα με το Π.Δ. 407 και τους ειδικούς επιστημονικούς συνεργάτες του ΑΠΘ ισχύουν αντίστοιχα με αυτά που προβλέπονται για την αποχώρηση λόγω παραίτησης ή λήξης της σύμβασης των μελών της παραγράφου 3.3.2.

3.4. Φωτοαντιγραφική αναπαραγωγή

3.4.1. Οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να σέβονται την ισχύουσα νομοθεσία που αφορά την προστασία των συγγραφικών δικαιωμάτων (copyright).

3.4.2. Οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να σέβονται και να τηρούν τους όρους άδειας χρήσης που έχει υπογράψει το Πανεπιστήμιο με τρίτους σχετικά με την αναπαραγωγή με οποιοδήποτε μέσο του βιβλιακού υλικού (φωτοτύπηση, φωτογράφηση, ηλεκτρονική αναπαραγωγή), τη χρήση λογισμικών και βάσεων δεδομένων και τους όρους πρόσβασης και χρήσης των δεδομένων αυτών.

3.4.3. Στους χώρους των βιβλιοθηκών του ΑΠΘ προβλέπεται η δυνατότητα παραγωγής φωτοαντιγράφων με σκοπό την άμεση εξυπηρέτηση των χρηστών. Το κόστος ανά φωτοαντίγραφο καθορίζεται από την Επιτροπή Εποπτείας Βιβλιοθηκών ΑΠΘ έτσι ώστε να καλύπτεται το κόστος λειτουργίας των μηχανημάτων (συντήρηση, μελάνι, χαρτί, κάρτες, απόσβεση).

3.5. Πρόστιμα

3.5.1. Χρήστες που επιστρέφουν το υλικό που δανείστηκαν μετά από την ημερομηνία ή την ώρα που είχε οριστεί όταν το παρέλαβαν, υποχρεούνται να καταβάλουν χρηματικό πρόστιμο ανάλογο της καθυστέρησης. Το ύψος του προστίμου καθορίζεται με απόφαση της Πρυτανείας, μετά από εισήγηση της Επιτροπής Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

3.5.2. Όταν για ένα χρήστη εκκρεμεί πρόστιμο, δεν μπορεί να δανειστεί από καμία βιβλιοθήκη του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ έως την εξόφληση του.

3.5.3. Όταν ο χρήστης δεν είναι σε θέση, για οποιοδήποτε λόγο, να επιστρέψει το υλικό που δανείστηκε, υποχρεούται να καταβάλει το κόστος του ή να το αντικαταστήσει. Το κόστος περιλαμβάνει την τιμή του υλικού προσαυξημένη κατά 5% για τα έξοδα επεξεργασίας του.

3.5.4. Το δανειζόμενο υλικό επιθεωρείται κατά το δανεισμό και κατά την επιστροφή του. Αν κατά την επιστροφή του διαπιστωθούν επιπλέον φθορές, ο δανειζόμενος υποχρεώνεται στην αποκατάστασή τους ή στην αντικατάστασή του σύμφωνα με την προηγούμενη παράγραφο.

3.6. Άλλες υποχρεώσεις των χρηστών

3.6.1. Οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να εφαρμόζουν τον παρόντα κανονισμό, να συμμορφώνονται προς τις υποδείξεις του προσωπικού και να σέβονται τους χώρους των βιβλιοθηκών και την εργασία άλλων χρηστών, οι οποίοι δικαιούνται ένα περιβάλλον κατάλληλο για μελέτη.

3.6.2. Απαγορεύεται η είσοδος χρηστών στους χώρους των βιβλιοθηκών στις μη εργάσιμες ημέρες και ώρες.

3.6.3. Οι χρήστες πρέπει να είναι προσεκτικοί στον τρόπο χρήσης του υλικού και του εξοπλισμού των βιβλιοθηκών. Οποιαδήποτε απώλεια ή φθορά υλικού και εξοπλισμού των βιβλιοθηκών αποκαθίσταται ή αποζημιώνεται από το χρήστη που την προκάλεσε.

3.6.4. Απαγορεύεται η εισαγωγή στους χώρους της βιβλιοθήκης αντικειμένων που κατά την κρίση του προσωπικού μπορεί να προκαλέσουν φθορά του υλικού ή να δημιουργήσουν υποψία κλοπής.

3.6.5. Όταν υπάρχει ειδική πρόβλεψη, προσωπικά αντικείμενα και τσάντες φυλάσσονται σε κατάλληλους χώρους. Σε περίπτωση κατά την οποία κάποιος χρήστης έχει λόγους να έχει μαζί του τσάντα ή χαρτοφύλακα, ελέγχεται κατά την έξοδο. Το προσωπικό διατηρεί το δικαίωμα να ελέγξει τον χρήστη αν θεωρήσει πως αυτό είναι απαραίτητο για λόγους ασφαλείας.

3.6.6. Απαγορεύεται το κάπνισμα καθώς και η χρήση ποτών και τροφίμων μέσα στους χώρους των βιβλιοθηκών, καθώς και η χρήση κινητών τηλεφώνων.

3.6.7. Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης των χρηστών στα παραπάνω ή αν διαπιστωθεί εσκεμμένη φθορά ή κλοπή του υλικού της βιβλιοθήκης, η Επιτροπή Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ μπορεί, μετά από πρόταση του/της αρμόδιας βιβλιοθηκονόμου, να επιβάλει προσωρινή ή μόνιμη στέρηση του δικαιώματος δανεισμού στον χρήστη.

---

ΆΡΘΡΟ 4 Παρεχόμενες υπηρεσίες (Δανεισμός)

4.1. Δανεισμός

4.1.1. Το βιβλιακό υλικό κάθε επιμέρους συλλογής του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ, ως προς τη δυνατότητα δανεισμού του διακρίνεται σε τρεις κατηγορίες:

1. α) Συλλογή πλήρους δανεισμού: Περιλαμβάνει το υλικό που δανείζεται πάνω από δεκαπέντε (15) ημέρες. Υπό κανονικές συνθήκες λειτουργίας πρέπει τουλάχιστον το 1/3 του συνολικού υλικού της συλλογής να περιλαμβάνεται σ' αυτήν την κατηγορία. Επίσης, το υλικό αυτής της κατηγορίας διατίθεται και για διαδανεισμό.
2. β) Συλλογή περιορισμένου δανεισμού: Περιλαμβάνει υλικό που επιτρέπεται να δανειστεί για περιορισμένο χρόνο, π.χ. τρίωρος δανεισμός, ημερήσιος δανεισμός, δανεισμός Σαββατοκύριακου κ.λπ.
3. γ) Συλλογή μη δανειζόμενου υλικού: Περιλαμβάνει το υλικό του οποίου η χρήση επιτρέπεται μόνον μέσα στο χώρο της βιβλιοθήκης, π.χ. περιοδικά, πληροφοριακά βιβλία, σπάνια βιβλία κ.λπ.

4.2. Δικαιώματα δανεισμού

Τα μέλη του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ δανείζονται από όλες τις βιβλιοθήκες του Συστήματος. Τα δικαιώματα δανεισμού ανά κατηγορία μελών είναι τα εξής:

4.2.1. Μέλη ΔΕΠ, Ε.Ε.Δ.Ι.Π 1, διδάσκοντες με Π.Δ. 407, ειδικοί επιστημονικοί συνεργάτες του ΑΠΘ, υποψήφιοι διδάκτορες και μεταπτυχιακοί φοιτητές του ΑΠΘ μέχρι 15 (δεκαπέντε) αντίτυπα για 30 (τριάντα) ημέρες

4.2.2. Προπτυχιακοί φοιτητές, διοικητικοί υπάλληλοι, μέλη Ε.Τ.Ε.Π., Ε.Ε.Δ.Ι.Π. 2 του ΑΠΘ: 6 (έξι) αντίτυπα για 15 (δεκαπέντε) ημέρες (4 τεκμήρια από την συλλογή πλήρους δανεισμού και 2 επιπλέον από τις συλλογές δανεισμού περιορισμένης διάρκειας)

4.2.3. Τα εξωτερικά μέλη δανείζονται ως εξής:
Φυσικά πρόσωπα: 3 (τρία) αντίτυπα για 15 (δεκαπέντε) ημέρες
Συλλογικά όργανα: 6 (έξι) αντίτυπα για 20 (είκοσι) ημέρες.

4.3. Όροι του δανεισμού

4.3.1. Ο δανεισμός υλικού που είναι ήδη δανεισμένο σε χρήστες μπορεί να ανανεωθεί στους ίδιους χρήστες όπως παρακάτω:

1. α) Μέλη ΔΕΠ, Ε.Ε.ΔΙ.Π 1 διδάσκοντες σύμφωνα με το Π.Δ. 407, ειδικοί επιστημονικοί συνεργάτες του ΑΠΘ, υποψήφιοι διδάκτορες και μεταπτυχιακοί φοιτητές του ΑΠΘ μέχρι 3 φορές
2. β) Προπτυχιακοί φοιτητές, διοικητικοί υπάλληλοι, μέλη Ε.Τ.Ε.Π, Ε.Ε.ΔΙ.Π 2 του ΑΠΘ: 2 φορές

3. γ) Εξωτερικοί χρήστες: 1 φορά.

   Για υλικό που έχει στο μεταξύ ζητηθεί από άλλο χρήστη δεν μπορεί να γίνει ανανέωση.

4.3.2. Οι χρήστες μπορούν να κάνουν κράτηση κάποιου βιβλίου που είναι ήδη δανεισμένο. Με την επιστροφή του βιβλίου ειδοποιείται τηλεφωνικώς ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ο ενδιαφερόμενος χρήστης, ώστε να προσέλθει και να παραλάβει το βιβλίο. Αν ο ενδιαφερόμενος χρήστης δεν προσέλθει μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την ημερομηνία ειδοποίησής του, η κράτηση ακυρώνεται.

4.3.3. Αν κάποιος χρήστης δηλώσει ότι κάποιο βιβλίο που είναι ήδη δανεισμένο του είναι απαραίτητο, τότε ο δανεισμός μπορεί να ανακληθεί. Όλες οι κατηγορίες χρηστών μπορούν να ζητήσουν την ανάκληση δανεισμού. Η εφαρμογή της ανάκλησης δανεισμού γίνεται καταρχάς με τηλεφωνική ειδοποίηση του χρήστη που έχει δανειστεί το βιβλίο από το προσωπικό της βιβλιοθήκης. Αν μετά την πρώτη τηλεφωνική ειδοποίηση δεν επιστραφεί το υλικό, ακολουθεί γραπτή ειδοποίηση ή ειδοποίηση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αν ο χρήστης δεν ανταποκριθεί στην ειδοποίηση, μπορεί να του επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 3.5.1.

4.3.4. Ο χρήστης που έχει δανειστεί υλικό είναι υποχρεωμένος να το επιστρέψει εντός των χρονικών ορίων που καθορίζονται από το αυτοματοποιημένο πρόγραμμα που χρησιμοποιείται. Τα βιβλία επιστρέφονται στη βιβλιοθήκη η οποία έκανε το δανεισμό την ημερομηνία και την ώρα που έχει οριστεί κατά τον δανεισμό ή με την ειδοποίηση περί ανάκλησης του δανεισμού.

4.3.5. Την παρακολούθηση της δανειστικής κατάστασης στο σύνολό της, αλλά και την ευθύνη για τη συνέπεια των χρηστών προς το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ έχει η βιβλιοθήκη από την οποία έγινε ο δανεισμός.

---

ΆΡΘΡΟ 5 Άλλες παρεχόμενες υπηρεσίες

5.1. Υπηρεσίες ηλεκτρονικής πληροφόρησης-Διαδανεισμός

5.1.1. Οι ηλεκτρονικές πηγές που διαθέτει το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ παρέχονται μέσα από την ιστοσελίδα του Συστήματος Βιβλιοθηκών και η πρόσβαση σε αυτές είναι ελεύθερη για όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας του ΑΠΘ.

5.1.2. Η μονάδα ηλεκτρονικής πληροφόρησης (on-line reference) του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ προσφέρει πληροφόρηση στους εσωτερικούς ή εξωτερικούς χρήστες του σχετικά με το σύνολο των υπηρεσιών Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ, τις ηλεκτρονικές πηγές πληροφόρησης, τις βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων, τα ηλεκτρονικά περιοδικά, κ.λπ.

5.1.3. Στις περιπτώσεις που η αιτούμενη πληροφόρηση αφορά θέματα προσωπικής εξέλιξης (π.χ. συλλογή προσωπικής βιβλιογραφίας ή παραπομπών σε προσωπικά άρθρα), ή ανάθεση συγκέντρωσης βιβλιογραφίας για προσωπική έρευνα, η παροχή των παραπάνω υπηρεσιών γίνεται με χρέωση, το ύψος του ποσού της οποίας καθορίζεται από την Επιτροπή Εποπτείας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

5.1.4. Στο Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ λειτουργεί υπηρεσία διαδανεισμού από άλλες βιβλιοθήκες του εσωτερικού ή του εξωτερικού. Υλικό που δανείζεται από άλλες βιβλιοθήκες με διαδανεισμό υπόκειται στον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ και επιπρόσθετα στους περιορισμούς που υπαγορεύονται από τη δανείζουσα βιβλιοθήκη (μη δανειζόμενη συλλογή, σπάνιο υλικό, πληροφοριακό υλικό, συλλογή υλικού περιορισμένης διάρκειας δανεισμού, κτλ).

5.1.5. Ο χρήστης που αιτείται υλικό που παραγγέλλεται μέσω διαδανεισμού από πηγές εκτός ΑΠΘ, είναι υποχρεωμένος να προκαταβάλει το σύνολο του κόστους του διαδανεισμού. Το κόστος καθορίζεται κατά περίπτωση βάσει του χρηματικού ποσού που αιτείται από τη βιβλιοθήκη που παρέχει το υλικό, την πιθανή χρέωση για πνευματικά δικαιώματα, τα έξοδα αποστολής από και προς τη βιβλιοθήκη που παρέχει το υλικό, τα άλλα διαδικαστικά έξοδα (π.χ. έκδοση τραπεζικής επιταγής για την πληρωμή της παραγγελίας, χρέωση για ειδική μέθοδο αποστολής). Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται εκ των προτέρων για την προκύπτουσα χρέωση και το υλικό παραγγέλλεται μόνο με τη σύμφωνη γνώμη του και την έγγραφη συγκατάθεσή του.

5.1.6. Στην περίπτωση που ζητείται δανεισμός υλικού από ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη άλλου ΑΕΙ ή ΤΕΙ εντός ή εκτός Θεσσαλονίκης, ισχύουν όλα όσα περιγράφονται στον παρόντα κανονισμό. Η διακίνηση του υλικού πραγματοποιείται με τον εκάστοτε ενδεδειγμένο ασφαλή τρόπο μεταφοράς και τα έξοδα διακίνησής του επιβαρύνουν τη δανειζόμενη βιβλιοθήκη.

5.2. Εκπαίδευση χρηστών

5.2.1. Η ενσωμάτωση και η εφαρμογή νέων τεχνολογιών, καθώς και η απόκτηση νέων πηγών και μεθόδων πληροφόρησης και παροχής υπηρεσιών από το Σύστημα των Βιβλιοθηκών απαιτεί και την κατάλληλη εκπαίδευση των χρηστών έτσι, ώστε να είναι σε θέση να επωφελούνται από τις διαθέσιμες πηγές και υπηρεσίες. Το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ διαθέτει ειδική ομάδα εκπαίδευσης χρηστών, που αναλαμβάνει την οργάνωση ενημερωτικών/εκπαιδευτικών σεμιναρίων και δημιουργεί ειδικά ηλεκτρονικά εκπαιδευτικά εργαλεία, τα οποία αφορούν τις υπηρεσίες του και διατίθενται μέσω της ιστοσελίδας του.

5.2.2. Μεμονωμένοι χρήστες, ομάδες χρηστών και περιφερειακές

βιβλιοθήκες, μπορούν να ζητήσουν την οργάνωση ενημερωτικών/εκπαιδευτικών σεμιναρίων πάνω σε θέματα που αφορούν τις πηγές πληροφόρησης που διατίθενται από το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ. Τα εκπαιδευτικά σεμινάρια πραγματοποιούνται σε ειδικό χώρο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης ή σε κατάλληλο χώρο που διαθέτουν οι περιφερειακές βιβλιοθήκες.

5.3. Ηλεκτρονικά εκπαιδευτικά πακέτα (ηλεκτρονικά μαθήματα)

5.3.1. Το Σύστημα Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικών μαθημάτων (course packs) για τα διδασκόμενα μαθήματα των τμημάτων του ΑΠΘ σε συνεργασία με τα αντίστοιχα μέλη ΔΕΠ. Συνεισφέρει στην οργάνωση του ηλεκτρονικού υλικού των μαθημάτων αυτών (σημειώσεις, κεφάλαια βιβλίων, άρθρα, ασκήσεις, πειράματα, βιβλιογραφία και πηγές διαδικτύου, κ.ά.) σε μια ενιαία ηλεκτρονική μορφή με τη χρήση ειδικού λογισμικού. Στόχος είναι η υποστήριξη του συνόλου των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών προγραμμάτων σπουδών. Τα μαθήματα αυτά παρέχονται μέσω της ιστοσελίδας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ σε όλους τους φοιτητές που έχουν δηλώσει τα συγκεκριμένα μαθήματα.

5.4. Ψηφιοποίηση υλικού

5.4.1 Η δημιουργία ειδικών ψηφιακών βάσεων δεδομένων έχει ως στόχο τη βελτίωση της εκπαιδευτικής διαδικασίας, την ανάδειξη και διατήρηση, μέσω της ψηφιοποίησης, των ειδικών και σπάνιων συλλογών, την ανάδειξη της πολιτιστικής μας κληρονομιάς και την αξιοποίηση των αποτελεσμάτων του ερευνητικού έργου του ΑΠΘ με την περαιτέρω αύξηση των πληροφοριών που διατίθενται μέσα από το διαδίκτυο.

5.4.2 Οι βιβλιοθήκες του ΑΠΘ διαθέτουν σπάνιο και πολύτιμο υλικό και αρχεία που λόγω της μορφής τους δεν είναι δυνατόν να διατεθούν στους χρήστες. Το υλικό αυτό ομαδοποιείται θεματικά, αναλύεται, ορίζεται η χρησιμότητά του και ακολουθεί η ψηφιοποίησή του και η επιστημονική οργάνωσή του με ειδικό λογισμικό. Τέλος, οι ειδικές ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων διατίθενται στους χρήστες μέσω της ιστοσελίδας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

5.5. Γκρίζα βιβλιογραφία

5.5.1. Η «γκρίζα βιβλιογραφία» στο σύνολό της περιλαμβάνει την έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή του εκπαιδευτικού και ερευνητικού υλικού που παράγεται στο πανεπιστήμιο, δηλαδή τις διδακτορικές διατριβές, τις εργασίες για τη λήψη μεταπτυχιακών διπλωμάτων ειδίκευσης, τις διπλωματικές εργασίες των φοιτητών και τις τεχνικές αναφορές.

5.5.2. Όλοι οι υποψήφιοι διδάκτορες του ΑΠΘ, πριν την ορκωμοσία τους, οφείλουν να καταθέτουν στη Μονάδα Γκρίζας Βιβλιογραφίας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ, ένα αντίγραφο σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Η έντυπη μορφή της διατριβής ενσωματώνεται στη συλλογή της Κεντρικής Βιβλιοθήκης, ενώ το πλήρες κείμενο της διατριβής σε ηλεκτρονική μορφή καταχωρείται σε βάση ηλεκτρονικών διδακτορικών διατριβών του ΑΠΘ και, εφόσον υπάρχει σύμφωνη γνώμη του συγγραφέα, διατίθεται μέσω της ιστοσελίδας του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ προς όλους τους χρήστες για την πληρέστερη και τρέχουσα επιστημονική ενημέρωσή τους.

---

ΑΡΘΡΟ 6 Άλλες Διατάξεις

6.1. Δείκτες αξιολόγησης ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών

6.1.1. Για την παρακολούθηση και αξιολόγηση των βιβλιοθηκών του ΑΠΘ χρησιμοποιούνται δείκτες. Οι δείκτες αυτοί προήλθαν από επιλογή των δεικτών της Μονάδας Ολικής Ποιότητας (ΜΟΠΑΒ). Αναλυτική παρουσίαση των Δεικτών Αξιολόγησης γίνεται στο Παράρτημα 3.

6.1.2. Όλες οι βιβλιοθήκες του Συστήματος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ είναι υποχρεωμένες να συμπληρώνουν και να παραδίδουν τα ερωτηματολόγια με τα αντίστοιχα στατιστικά στοιχεία στη μονάδα ηλεκτρονικής πληροφόρησης και διαδανεισμού.

6.2. Ίδρυση νέων βιβλιοθηκών

Νέα βιβλιοθήκη ιδρύεται στο ΑΠΘ μόνο όταν ικανός αριθμός Τμημάτων του συγκεντρώνονται σε νέο παράρτημα της πανεπιστημιούπολης που βρίσκεται σε μεγάλη απόσταση από την κυρίως πανεπιστημιούπολη. Η βιβλιοθήκη αυτή εξυπηρετεί το σύνολο αυτών των τμημάτων.

6.3. Επίλυση θεμάτων από το Πρυτανικό Συμβούλιο του ΑΠΘ

Θέματα τα οποία δεν αντιμετωπίζονται με τον παρόντα κανονισμό επιλύονται με απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου, μετά από εισήγηση της Επιτροπής Εποπτείας των βιβλιοθηκών του ΑΠΘ.

6.4. Τροποποίηση του κανονισμού

Ο παρών κανονισμός μπορεί να τροποποιηθεί μερικά ή στο σύνολό του μετά από απόφαση του αρμόδιου διοικητικού οργάνου του ΑΠΘ.

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

Όροι και κριτήρια απόσυρσης υλικού

Όροι απόσυρσης υλικού

1. Σκοπός της απόσυρσης είναι η διατήρηση σε ενεργό χρήση του μικρότερου δυνατού αριθμού βιβλίων της κύριας συλλογής, που όμως εξυπηρετεί 95% με 99% των αναγκών των χρηστών.
2. Τα βιβλία που αποσύρονται μεταφέρονται σε συλλογή δευτερεύουσας χρήσης ή σε συλλογή κεντρικής αποθήκευσης. Οι συλλογές αυτές είναι επίσης οργανωμένες με το ίδιο σύστημα που εφαρμόζεται και στην οργάνωση της κύριας συλλογής.
3. Σε ειδικές περιπτώσεις η απόσυρση υλικού μπορεί να καταλήξει σε οριστική απομάκρυνσή του από τη βιβλιοθήκη. Αυτό υλοποιείται μέσα από ειδικές διαδικασίες που περιλαμβάνουν είτε τη δωρεά του σε άλλο ίδρυμα, οργανισμό κλπ., είτε τη διάθεσή του έναντι συμβολικής τιμής ,είτε και την καταστροφή του (π.χ. φοιτητικές σημειώσεις παρελθόντων ετών, διαφημιστικά έντυπα, κλπ.)
4. Μια πλήρης διαδικασία απόσυρσης πραγματοποιείται κάθε 2-3 χρόνια.
5. Τα κριτήρια της απόσυρσης θα πρέπει να βασίζονται στην πιθανότητα μη μελλοντικής χρήσης του υλικού. Για κάθε επιμέρους συλλογή θα ορίζεται το διάστημα εκείνο που, αφού το διανύσει χωρίς χρήση κάποιο από το υλικό της, θα αποτελεί το απόλυτο κριτήριο απόσυρσής του. Έτσι, π.χ.:
   Όλα τα περιοδικά αποσύρονται μετά την παρέλευση ορισμένου χρόνου από την χρονολογία έκδοσης. Ο χρόνος αυτός θα διαφέρει κατά περίπτωση.
   Το πληροφοριακό υλικό μπορεί να ακολουθεί το μοντέλο του 99% με 99.5% της τρέχουσας χρήσης.
   Το αρχειακό βιβλιοθηκονομικό υλικό και οι ειδικές συλλογές δεν υπόκεινται σε καμία διαδικασία απόσυρσης.

Κριτήρια απόσυρσης υλικού

Τα κριτήρια για την απόσυρση υλικού είναι τα εξής:

1. Η εμφάνιση ή η κατάσταση του υλικού (π.χ. σχισμένα βιβλία, βιβλία με ξεθωριασμένες σελίδες και εικόνες, βρώμικα βιβλία, κατεστραμμένα cd£s, κακογραμμένο ή φθαρμένο Ο/Α υλικό, κλπ.).

2. Η ύπαρξη μεγάλου αριθμού πολλαπλών αντιτύπων (π.χ. περιττά αντίτυπα, μη αξιόλογες αναπαραγωγές, παλαιότερες εκδόσεις, πολλαπλότητα αντιτύπων σε θέματα μικρού ενδιαφέροντος, παλαιές εκδόσεις σε θέματα Η/Υ όταν οι νέες εκδόσεις software έχουν ήδη αγορασθεί).

3. Το φτωχό περιεχόμενο του αντιτύπου (π.χ. πληροφορίες σχετικές με περασμένες ημερομηνίες, λάθος πληροφορίες, κακογραμμένο υλικό, κανονισμοί που δεν ισχύουν, υλικό που δεν σχετίζεται με τις εκπαιδευτικές ανάγκες, κλπ.).

4. Η γλώσσα του αντιτύπου (π.χ. γλώσσα που δεν χρησιμοποιείται από τους χρήστες, εκδόσεις σε γλώσσα που δεν χρησιμοποιείται όταν υπάρχει και στη γλώσσα που διαβάζεται ευρέως).

5. Υλικό που κρίνεται έτσι και αλλιώς επουσιώδες (π.χ. ιστορικά βιβλία με ανακριβή στοιχεία, γραμματική που δεν ισχύει, θρησκευτικά και φιλοσοφικά κείμενα που έχουν αντικατασταθεί, βιβλία που δεν συμβαδίζουν με το τρέχον ακαδημαϊκό πρόγραμμα, software που δεν χρησιμοποιείται πια, βιβλία γεωγραφίας που δεν περιλαμβάνουν τις αλλαγές που έχουν σημειωθεί στις χώρες, ομιλίες, διπλωματικές εργασίες, αναπαραγωγές (reprints), κλπ.).

6. Η ηλικία του υλικού (π.χ. βιβλία είκοσι (20) ετών, βιβλία που υπάρχουν στη βιβλιοθήκη επί τριάντα (30) χρόνια, αναχρονιστικά βιβλία και φυλλάδια, βιβλία με παλαιότερο copyright άνω των 9 χρόνων, κλπ.).

7. Έργα με συγκεκριμένη ηλικία για απόσυρση (π.χ. όλα τα συνήθη εκπαιδευτικά κείμενα που έκλεισαν δεκαετία, εγκυκλοπαίδειες τουλάχιστον δεκαετίας, βιβλία Η/Υ μετά από πέντε (5) χρόνια, βιβλιογραφίες μετά από δέκα (10) χρόνια, βιβλία πολιτικού ή οικονομικού περιεχομένου μετά από πέντε (5) χρόνια, κλπ.).

8. Περιοδικά και σειριακές εκδόσεις (π.χ. περιοδικά που δεν ευρετηριάζονται, περιοδικά που διακόπηκαν και δεν υπάρχει συνοπτικό ευρετήριο, ελλιπείς σειρές, παλαιότεροι τόμοι - κύρια μακρές σειρές 50 ή 60 τόμων, κλπ.)

9. Η χρήση του υλικού (π.χ. υλικό που δεν δανείστηκε για τρία (3) χρόνια, υλικό που δεν χρησιμοποιήθηκε για πέντε (5) χρόνια και δεν εμφανίζεται σε λίστα τίτλων, βιβλία πέντε (5) ετών που δεν δανείστηκαν τον προηγούμενο χρόνο, κλπ.)�

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

Κανονισμός ανάπτυξης και διαχείρισης συλλογής σπάνιων αντιτύπων βιβλίων και έργων τέχνης

Η Βιβλιοθήκη επιδιώκει την ανάπτυξη της συλλογής αυτής κύρια μέσω των δωρεών που αποδέχεται. Στη συλλογή σπάνιων αντιτύπων εντάσσεται υλικό που, κατά κύριο λόγο, η παλαιότητά του και το περιεχόμενό του το καθιστούν υλικό ανεκτίμητης αξίας χαρακτηρίζοντάς το σπάνιο. Η συλλογή οργανώνεται και διοικείται από το τμήμα οργάνωσης και διαχείρισης σπανίων αντίτυπων βιβλίων και έργων τέχνης του Συστήματος Βιβλιοθηκών το οποίο καταγράφει, συγκεντρώνει και συντηρεί τις σπάνιες συλλογές όλου του ΑΠΘ.

1. Οι σπάνιες συλλογές στεγάζονται στην Κεντρική Βιβλιοθήκη.

2. Τα σπάνια αντίτυπα συνθέτουν ειδικές συλλογές, ανάλογα με το περιεχόμενό τους.

3. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη επεξεργάζεται και οργανώνει την κάθε συλλογή σπάνιων αντιτύπων σύμφωνα με το σύστημα που εφαρμόζει και στην κύρια συλλογή της. Η επεξεργασία γίνεται από βιβλιοθηκονόμους με εξειδίκευση στην πρωτότυπη κυρίως καταλογογράφηση αρχετύπων και παλαιοτύπων εκδόσεων.

4. Η συλλογή είναι κλειστή και στεγάζεται σε ιδιαίτερο χώρο. Το ωράριο λειτουργίας για το κοινό είναι 9.00 - 14.00. Ο χώρος διαθέτει 2 αυτόνομα τμήματα: το τμήμα που στεγάζεται η συλλογή και το τμήμα που χρησιμοποιεί το κοινό για τη χρήση αυτής της συλλογής. Το τμήμα εξυπηρέτησης κοινού είναι έτσι διαμορφωμένο ώστε να επιτρέπει τον έλεγχο από το προσωπικό για τη σωστή μεταχείριση της συλλογής (ελεγχόμενος χώρος, επαρκής φωτισμός, μόνο τραπέζια μελέτης για το κοινό και το γραφείο του υπαλλήλου, ηχομόνωση, κλπ.).

5. Για την πρόσβαση στη συλλογή απαιτείται ειδική άδεια που εκδίδεται από την Κεντρική Βιβλιοθήκη κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου. Για την έκδοση άδειας απαιτείται η κατάθεση συγκεκριμένων δικαιολογητικών από τον ενδιαφερόμενο που πιστοποιούν την ταυτότητά του και την ιδιότητά του και δικαιολογούν το αίτημά του για άδεια χρήσης. Η διάρκεια ισχύος της άδειας ορίζεται κατά περίπτωση. Στην περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος αιτείται και την φωτοαντιγράφηση ή φωτογράφηση ή σάρωση (scanning) μέρους κάποιου σπάνιου τεκμηρίου, το αίτημά του εξετάζεται κατά περίπτωση.

6. Οι ερευνητές δεν επιτρέπεται να φέρουν μαζί τους τσάντες, πανωφόρια, μελάνι, κινητό τηλέφωνο, φορητούς σαρωτές, τρόφιμα και ποτά. Για σημειώσεις χρησιμοποιείται αποκλειστικά μολύβι.

7. Η άδεια εισόδου δίνεται στον επισκέπτη με την παράδοση της αστυνομικής του ταυτότητας. Η άδεια μπορεί να ζητηθεί για έλεγχο κατά τη διάρκεια χρήσης της. Κατά την έξοδό του ο επισκέπτης παραδίδει το υλικό που χρησιμοποίησε μαζί με την άδεια στον αρμόδιο υπάλληλο. Εκείνος ελέγχει το υλικό, την άδεια και επιστρέφει την ταυτότητα και την άδεια στον επισκέπτη. Εάν ο επισκέπτης έχει άδεια διαρκείας υποχρεώνεται να τη φυλάξει για μελλοντική χρήση. Η άδεια εισόδου είναι αυστηρά προσωπική και μετά την έκδοσή της παραδίδεται στον ενδιαφερόμενο που ευθύνεται προσωπικά για τη διαφύλαξη και τη χρήση της.

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3

Δείκτες αξιολόγησης ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών

Α/α	Δείκτης		Περιγραφή		Υπολογισμός
Α. Διείσδυση της βιβλιοθήκης στον πληθυσμό
1	Ρ1		Ποσοστό (%) των ενεργών εγγεγραμμένων χρηστών (μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας) της βιβλιοθήκης (D2.2.), επί του συνολικού πληθυσμού (D1)		(D2.2/D1)*100
Β. Ποιότητα και χρήση συλλογής
2	Ρ2		Χρήση συλλογής βιβλίων (D3) επί του συνόλου των βιβλίων της συλλογής (D4)		(D3/D4)*100
3	Ρ3		Δανεισμοί υλικού συλλογής κατά κεφαλή		(D3/D1)*100
4	Ρ4		Υλικό σε αχρηστία (D6) επί του συνόλου της συλλογής (D4)		(D6/D4)*100
5	Ρ5		Αριθμός αντιτύπων συλλογής βιβλιοθήκης (D5) κατά κεφαλή		D5/D1
6	Ρ6		Τρέχουσες έντυπες συνδρομές περιοδικών (D7) ανά μέλος Διδακτικού & Ερευνητικού Προσωπικού (D.1.1)		D7/D1.1
7	Ρ7		Συνδρομές ηλεκτρονικών πηγών πληροφόρησης (D9) ανά μέλος Διδακτικού & Ερευνητικού Προσωπικού (D1.1)		D9/D1.1
Γ. Χρήση ηλεκτρονικών υπηρεσιών
9	Ρ9		Εικονικές επισκέψεις (visits - sessions) του WEB SITE της Βιβλιοθήκης (D9) μηνιαίως		D9/12
9	Ρ9ν		Εικονικές προσβάσεις (accesses * log ins) (D10) κατά ηλεκτρονική υπηρεσία (ν) μηνιαίως		D10ν/12
10	Ρ10ν		Εικονικές προσβάσεις (accesses * log ins) (D10) κατά Ηλεκτρονική Υπηρεσία (ν), μηνιαίως και κατά κεφαλή		(D10ν/12)/D1
11	Ρ11ν		Αριθμός Τεκμηρίων και Εγγραφών (αρχείων) που αποκτήθηκαν κατά Εικονική πρόσβαση (access * log in) (P11) σε κάθε Ηλεκτρονική Υπηρεσία (ν)		D11ν/D10ν
12	Ρ12ν		Αριθμός Τεκμηρίων και Εγγραφών (αρχείων) (D11) που αποκτήθηκαν κατά κεφαλή (D1) από κάθε Ηλεκτρονική Υπηρεσία (ν)		D11ν/D1
Δ. Ποιότητα καταλόγου
13	Ρ13		Χρήση Καταλόγου (D12) σε σχέση με τον αριθμό δανεισμών (D13) σε συγκεκριμένη χρονική περίοδο		D12/D13
Ε. Διαθεσιμότητα υλικού
14		Ρ14		Αιτήσεις Διαδανεισμού χρηστών της Βιβλιοθήκης (D14) κατά κεφαλή (D1)	D14/D1
15		Ρ15		Ποσοστό ικανοποίησης αιτήσεων Διαδανεισμού (D16) χρηστών της Βιβλιοθήκης	(D16/D14)*100
16		Ρ16		Ποσοστό ικανοποίησης αιτήσεων Διαδανεισμού (D17) από άλλες βιβλιοθήκες	(D17/D15)*100