Πολιτική υπηρεσίας 'Προθήκη'

Στόχος της υπηρεσίας είναι η συγκέντρωση σε ένα ενιαίο περιβάλλον όλων – ει δυνατόν - των περιοδικών που εκδίδονται κάτω από τη θεσμική «ομπρέλα» του πανεπιστημίου και η διάθεσή τους ελεύθερα στο διαδίκτυο, εφαρμόζοντας την πολιτική του Open Access (ανοικτή πρόσβαση).

1.Πολιτική περιεχομένου

Η Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης (ΒΚΠ) του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ) φιλοξενεί στην «Προθήκη ΑΠΘ Διαχείριση επιστημονικών εκδόσεων» ηλεκτρονικές επιστημονικές περιοδικές εκδόσεις ανοικτής πρόσβασης. 

Ειδικότερα, η υπηρεσία της Προθήκης διατίθεται για τη φιλοξενία και διανομή ηλεκτρονικών περιοδικών που εκδίδονται από τις Σχολές, τα Τμήματα, τα εργαστήρια, τις μονάδες ή τα ερευνητικά κέντρα του ΑΠΘ και είναι διαδικτυακά προσβάσιμα από την ηλεκτρονική διεύθυνση http://ejournals.lib.auth.gr. Περιοδικές εκδόσεις επιστημονικών ενώσεων/εταιρειών εκτός ΑΠΘ μπορούν επίσης να φιλοξενηθούν υπό προϋποθέσεις. 

Εκδότης και κάτοχος μιας έκδοσης μπορεί να είναι:  

  • Σχολή, Τμήμα, εργαστήριο, ερευνητικό κέντρο ή μονάδα του ΑΠΘ και απαιτείται η σχετική έγκριση από τη ΓΣ του οικείου Τμήματος ή της Επιτροπής/Συμβουλίου του κέντρου ή της μονάδας. 
  • Άλλος ερευνητικός/ επιστημονικός φορέας στον οποίο να συμμετέχει ως τακτικό μέλος στη συντακτική ομάδα και το ΔΣ του φορέα τουλάχιστον ένα μέλος ΔΕΠ του ΑΠΘ και απαιτείται η σχετική έγκριση της Επιτροπής/Συμβουλίου του φορέα. 

Σε κάθε περίπτωση οι ενδιαφερόμενοι οφείλουν να συμφωνούν με τους όρους της παρούσας πολιτικής χρήσης και να τηρούν τυχόν επιπλέον διαδικασίες, όπως αυτές αποφασίζονται από τη ΒΚΠ, για τη βέλτιστη λειτουργία της υπηρεσίας.

Προϋποθέσεις για την ένταξη στην Προθήκη νέου επιστημονικού περιοδικού

  • Να διατίθεται στο διαδίκτυο υπό το καθεστώς της Ανοικτής Πρόσβασης. 
  • Να εφαρμόζεται διαδικασία κρίσης (peer review) στα χειρόγραφα/κείμενα που υποβάλλουν οι συγγραφείς, σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια και οδηγίες.
  • Να έχει συσταθεί η βασική ομάδα της συντακτικής/επιστημονικής επιτροπής (επιθυμητή και ωφέλιμη κρίνεται και η συμμετοχή μελών που προέρχονται από ιδρύματα/φορείς της αλλοδαπής).
  • Να τηρείται η συχνότητας δημοσίευσης σύμφωνα με τον προγραμματισμό κυκλοφορίας που δηλώνει το περιοδικό.
  • Να δημοσιεύεται σε κάθε τεύχος ένας ικανός αριθμός πρωτότυπων επιστημονικών και ερευνητικών εργασιών. 
  • Να εφαρμόζεται κώδικας δεοντολογίας προκειμένου ενδεικτικά να διασφαλίζεται η τήρηση της διαφάνειας, της ίσης μεταχείρισης, της αμεροληψίας (π.χ.: COPE Core Practices, COPE Guidelines, ICMJE Recommendations), τόσο στις περιπτώσεις που έστω αναφέρεται αντιδεοντολογική συμπεριφορά, όσο και σε ζητήματα ερευνητικής μεθοδολογίας και επιστημονικής δημοσίευσης των πορισμάτων.
  •  Να διασφαλίζεται εκ μέρους της έκδοσης, η ύπαρξη συνεργατών οι οποίοι θα αναλαμβάνουν την διαχείριση, την επεξεργασία και τον έλεγχο των υποβολών και των μεταδεδομένων τους, όπως επίσης την μορφοποίηση και την προετοιμασία των τυπογραφικών δοκιμίων προς δημοσίευση.

Προϋποθέσεις για περιοδικά που κυκλοφορούν ήδη αλλού

  • Να ισχύουν οι όροι της παραγράφου «Προϋποθέσεις για την ένταξη στην Προθήκη νέου επιστημονικού περιοδικού».
  • Να κυκλοφορεί το περιοδικό για τουλάχιστον δύο (2) έτη 

Διαδικασίες 
Α.    Οι υπεύθυνοι έκδοσης επιστημονικών περιοδικών που επιθυμούν την ένταξη τους στην Προθήκη υποβάλλουν τα παρακάτω:

  1.    «Αίτηση δημιουργίας ηλεκτρονικού περιοδικού στην Προθήκη» 
  2.    «Έκθεση σκοπιμότητας και επιστημονικών προδιαγραφών»
  3.    Έγκριση από τη ΓΣ του οικείου Τμήματος ή από την Επιτροπή/Συμβούλιο του κέντρου/μονάδας ή από την Επιτροπή/Συμβούλιο του φορέα. Βρείτε σχετικό υπόδειγμα εδώ. 

Β.    Το προσωπικό της ΒΚΠ εξετάζει τα παραπάνω έγγραφα και προτείνει στους υπεύθυνους τυχόν συμπληρώσεις καθώς και κατευθυντήριες γραμμές σύμφωνα με διεθνείς καλές πρακτικές. 
Γ.    Το τελικό αίτημα συνοδευόμενο από σχετική εισήγηση του αρμόδιου προσωπικού της υπηρεσίας Προθήκη διαβιβάζεται στο Τμήμα Εκδόσεων προκειμένου να αξιολογηθεί η βιωσιμότητα, η διοικητική και διαχειριστική αρτιότητα καθώς και η συνάφεια της υποψήφιας έκδοσης με το αναγνωστικό κοινό στο οποίο έχει την πρόθεση να απευθύνεται. 

Έλεγχος συμμόρφωσης υφιστάμενων περιοδικών της συλλογής 
Τα περιοδικά που ήδη φιλοξενούνται στο ηλεκτρονικό περιβάλλον της Προθήκης, οφείλουν να συμμορφώνονται το συντομότερο δυνατό με τις προϋποθέσεις που τίθενται  στην παράγραφο «Προϋποθέσεις για την ένταξη στην Προθήκη νέου επιστημονικού περιοδικού».
Την μέριμνα για το παραπάνω έχει η Επιτροπή Βιβλιοθήκης και Κέντρου Πληροφόρησης ΑΠΘ σε συνεργασία με το προσωπικό της υπηρεσίας. Το προσωπικό ενημερώνει τους υπεύθυνους επιμελητές των περιοδικών για τις βελτιώσεις που χρειάζεται να γίνουν.

2. Υποδομή
Η υλοποίηση των εκδόσεων πραγματοποιείται με τη χρήση του εγκατεστημένου σε servers της ΒΚΠ ελεύθερου λογισμικού ανοικτού κώδικα (ΕΛ/ΛΑΚ) OJS (Open Journal Systems), το οποίο αναπτύχθηκε από μια μη κερδοσκοπική ερευνητική πρωτοβουλία, την PKP (Public Knowledge Project). Το OJS υποστηρίζει όλα τα στάδια της εκδοτικής διαδικασίας ενός περιοδικού από την αρχική υποβολή του χειρογράφου μέχρι τη δημοσίευσή του σε τεύχος. Για το λόγο αυτό, η χρήση του απευθύνεται κυρίως σε ενδιαφερόμενους που συμμετέχουν ενεργά στην υλοποίηση επιστημονικών περιοδικών εκδόσεων. Η ροή εργασιών ανάλογα με την κατάσταση μιας υποβολής καταμερίζεται σε επιμέρους βήματα, περιλαμβάνοντας απαιτούμενες ενέργειες για τους ρόλους που συμμετέχουν σε καθένα από αυτά, ενώ προβλέπεται η μεταξύ τους επικοινωνία. Η προετοιμασία των τυπογραφικών δοκιμίων (διορθώσεις, μορφοποίηση αρχείων) πραγματοποιείται εκτός συστήματος  και φορτώνονται κατόπιν στο σύστημα από τον αρμόδιο κάθε φορά ρόλο. 

3. Υπηρεσίες που παρέχονται
Η «Προθήκη ΑΠΘ Διαχείριση επιστημονικών εκδόσεων» προσφέρει τις ακόλουθες υπηρεσίες: 

  • Μόνιμη, σταθερή και αδιάλειπτη λειτουργία της υπηρεσίας έτσι ώστε να διασφαλίζεται η μακροχρόνια διατήρηση του περιεχομένου.
  • Εύκολη και συνεχής πρόσβαση στο περιεχόμενο της υπηρεσίας.
  • Εκπαίδευση από το εξειδικευμένο προσωπικό της ΒΚΠ προς τα μέλη της Επιστημονικής/Συντακτικής Επιτροπής κάθε περιοδικού για τη βέλτιστη χρήση και αξιοποίηση του συστήματος κατά την αρχική παραμετροποίηση της έκδοσης.
  • Συμβουλευτικές υπηρεσίες και καθοδήγηση στη διαμόρφωση των απαραίτητων πολιτικών και άλλων διαδικασιών των εκδόσεων, ώστε να συμμορφώνονται με διεθνείς καλές πρακτικές που σχετίζονται με την δεοντολογία και την ηθική στις επιστημονικές δημοσιεύσεις και τυχόν άλλες προϋποθέσεις που διαμορφώνονται.
  • Συμβουλευτικές υπηρεσίες και καθοδήγηση αναφορικά με την εμφάνιση του περιοδικού και του δημοσιευμένου περιεχομένου που είτε αφορούν ενέργειες που πραγματοποιούνται στο σύστημα (π.χ.: προγραμματισμός για ξεχωριστές ενότητες του περιοδικού ανάλογα με τον τύπο των δημοσιευμάτων, χρήση εξωφύλλων), είτε αφορούν στην φροντίδα για δευτερεύοντα χαρακτηριστικά της έκδοσης εκτός συστήματος (π.χ.: ομοιομορφία τυπογραφικών δοκιμίων, τυποποίηση εμφάνισης απαραίτητων πληροφοριών στην πρώτη σελίδα κάθε άρθρου).
  • Εκπαίδευση/έκτακτες βοηθητικές παρεμβάσεις από το εξειδικευμένο προσωπικό της ΒΚΠ προς τους διαχειριστές και επιμελητές των περιοδικών κατά τη διάρκεια κυκλοφορίας της έκδοσης πάνω σε επιμέρους λειτουργίες του συστήματος, επίλυση τεχνικών προβλημάτων πρώτου επιπέδου.
  • Παροχή τεχνικής υποστήριξης από τους διαχειριστές συστημάτων της ΒΚΠ για σύνθετα τεχνικά ζητήματα που αφορούν αποκλειστικά στο σύστημα OJS.
  • Αποστολή αίτησης χορήγησης ηλεκτρονικού ISSN (e-ISSN) στο Ελληνικό Κέντρο ISSN σύμφωνα με τις απαιτήσεις που αυτό κάθε φορά ορίζει.
  • Εκχώρηση και εγγραφή στη DataCite μοναδικών αναγνωριστικών DOIs (Digital Object Identifiers). 
  • Ευρετηρίαση των εκδόσεων στον κατάλογο της Βιβλιοθήκης και στο Google Scholar
  • Βοήθεια στην προετοιμασία της έκδοσης και έλεγχος πριν την υποβολή αίτησης ένταξης στο Directory of Open Access Journals (DOAJ) και σε διεθνείς βάσεις και καταλόγους εφόσον πληρούνται οι απαιτούμενες προϋποθέσεις.
  • Επίλυση προβλημάτων των χρηστών που αφορούν σε διαδικασίες του συστήματος. Αιτήματα/ερωτήσεις που αφορούν σε θέματα που άπτονται της αρμοδιότητας της Επιστημονικής/ Συντακτικής Επιτροπής απευθύνονται στον Υπεύθυνο Επικοινωνίας του περιοδικού.

Η ΒΚΠ έχει τη δυνατότητα να τροποποιεί τις υπηρεσίες που παρέχει ανάλογα με τις εξελίξεις και τις πρακτικές στον τομέα των επιστημονικών εκδόσεων, την μετάβαση σε νεότερες εκδόσεις του συστήματος ή τον φόρτο εργασίας του προσωπικού.

Η ΒΚΠ στο πλαίσιο παροχής των υπηρεσιών της διέπεται ιδίως από το κάτωθι νομοθετικό πλαίσιο: 

  • Ν.4305/2014 για την Ανοικτή Διάθεση και περαιτέρω χρήση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του δημόσιου τομέα
  • Ν. 4310/2014 για την Έρευνα, Τεχνολογική Ανάπτυξη και Καινοτομία
  • Ν. 3979/2011 για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις
  • Ν. 4485/2017 για την Οργάνωση και λειτουργία της ανώτατης εκπαίδευσης, ρυθμίσεις για την έρευνα και άλλες διατάξεις


4. Υποχρεώσεις Επιμελητή Αρχισυνταξίας και Επιστημονικής/Συντακτικής Επιτροπής 
Την αποκλειστική ευθύνη πραγματοποίησης και εποπτείας του συνόλου των διαδικασιών της έκδοσης στο ηλεκτρονικό περιβάλλον της Προθήκης έχει η επιστημονική/συντακτική επιτροπή του περιοδικού. Ενδεικτικά αναφέρονται: γενική διαχείριση περιοδικού και περιεχομένου, διαχείριση επιτροπών, μελών και χρηστών της έκδοσης, διαχείριση υποβολών, διαδικασίας κρίσης, επιμέλειας, μορφοποίησης τυπογραφικών δοκιμίων και δημοσίευσης εργασιών. 
Απαιτείται η λήψη απόφασης σχετικά με το επίπεδο χρήσης του συστήματος, ώστε να γίνονται οι κατάλληλες ρυθμίσεις. 
Σημαντική κρίνεται η κοινοποίηση στα μέλη της έκδοσης, της σύνθεσης των επιτροπών ή όποιας αλλαγής πραγματοποιείται σε αυτές. Ακολουθεί η δημιουργία αντίστοιχων λογαριασμών στο σύστημα με τη σχετική ενημέρωση των ενδιαφερομένων μέσω αυτοματοποιημένου μηνύματος.
Προϋπόθεση για την έναρξη δημοσίευσης στην Προθήκη, αποτελεί η ολοκλήρωσης της παραμετροποίησης του συστήματος και η ενημέρωση της ιστοσελίδας με το σύνολο των πολιτικών και των διαδικασιών της έκδοσης. Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται να δοθεί στα παρακάτω:

  • Δομή (π.χ.: διακριτές ενότητες στο τεύχος ανά τύπο δημοσιευμάτων) 
  • Περιεχόμενο (π.χ.: επιστημονικό πεδίο που καλύπτει, τύποι δημοσιευμάτων που γίνονται δεκτά)
  • Διαδικασία κρίσης (π.χ.: ποιος/πόσοι την πραγματοποιούν, διαδικασία επιλογής κριτών, τύπος κρίσης, αποστολή σχολίων σε συγγραφείς και σε ποιες περιπτώσεις, ποιος παίρνει την τελική απόφαση, πραγματοποίηση μέσω συστήματος ή όχι)
  • Οδηγίες για τους συγγραφείς όπου περιγράφονται η διαδικασία και οι προϋποθέσεις υποβολής των χειρογράφων, όλες οι  λεπτομέρειες μορφοποίησης και προετοιμασίας των αρχείων, τυχόν συνοδευτικό υλικό ή ενέργειες που απαιτούνται.
  • Πολιτικές της έκδοσης πάνω σε ζητήματα ηθικής, δεοντολογίας και διαφάνειας, καθώς και στις διαδικασίες για την εφαρμογή τους όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο.

5. Πολιτική αδειοδότησης περιεχομένου
Για την αδειοδότηση του περιεχομένου η ΒΚΠ προτείνει την επιλογή και χρήση των ανοικτών αδειών Creative Commons (CC). Με τις Creative Commons άδειες οι συγγραφείς διατηρούν το δικαίωμα πνευματικής ιδιοκτησίας επί του έργου τους και επιλέγουν τον τρόπο με τον οποίο επιτρέπουν σε τρίτους να κάνουν χρήση σε αυτό. Την άδεια επιλέγει η επιστημονική/συντακτική επιτροπή κάθε περιοδικού η οποία θα πρέπει να εμφανίζεται στην ιστοσελίδα του περιοδικού καθώς και στην πρώτη σελίδα των δημοσιευμένων άρθρων.
Στην πολιτική του περιοδικού σχετικά με τα πνευματικά δικαιώματα (Copyright Notice) περιγράφονται με σαφήνεια τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις που προκύπτουν για το κάθε συμβαλλόμενο μέρος (επιστημονική/συντακτική επιτροπή και συγγραφείς) αναφορικά με την εκμετάλλευση και την προστασία των συγγραφικών δικαιωμάτων των εργασιών που δημοσιεύονται. Η εκδοτική/συντακτική επιτροπή του περιοδικού μπορεί να επιλέξει μία από τις έξι διαθέσιμες Creative Commons άδειες:

 
ΕικονίδιοΕπεξήγησηΆδεια
 Αναφορά (CC BY)Αναφοράv.4.0
 Αναφορά - Παρόμοια Διανομή (CC BY-SA)Αναφορά-Παρόμοια διανομήv.4.0
 Αναφορά - Όχι Παράγωγα Έργα (CC BY-ND)Αναφορά-Όχι Παράγωγα Έργαv.4.0
 Αναφορά - Μη Εμπορική Χρήση (CC BY-NC)Αναφορά-Μη Εμπορική Χρήσηv.4.0
 Αναφορά - Μη Εμπορική Χρήση -Παρόμοια Διανομή (CC BY-NC-SA)Αναφορά-Μη Εμπορική Χρήση-Παρόμοια διανομήv.4.0
 Αναφορά - Μη Εμπορική Χρήση -Όχι Παράγωγα Έργα (CC BY-NC-ND)Αναφορά-Μη Εμπορική Χρήση-Όχι Παράγωγα Έργαv.4.0


Αναφορά : Επιτρέπεται η αντιγραφή, διανομή, αναπαραγωγή και παρουσίαση του έργου – και παράγωγα έργα που βασίζονται σε αυτή –ακόμα και για εμπορική χρήση, μόνο με την προϋπόθεση ότι γίνεται αναφορά στον αρχικό δημιουργό με τον τρόπο που ορίζει
Μη εμπορική χρήση : Επιτρέπεται η αντιγραφή, διανομή, αναπαραγωγή και παρουσίαση του έργου — και παράγωγα προϊόντα που βασίζονται σε αυτή – αλλά μόνο για μη εμπορική χρήση
Όχι παράγωγο έργο : Επιτρέπεται η αντιγραφή, διανομή, αναπαραγωγή και παρουσίαση μόνο αυτούσιων αντίγραφων του έργου και όχι παράγωγες εργασίες που βασίζονται σ’ αυτή
Παρόμοια διανομή : Επιτρέπεται η διανομή παράγωγων έργων μόνο με τους όρους μιας άδειας ταυτόσημης με αυτή που διέπει το πρωτότυπο έργο.
Στους ακόλουθους συνδέσμους μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ανοικτές άδειες Creative Commons και σχετικό εργαλείο για την επιλογή CC άδειας.

6. Πολιτική πρόσβασης δεδομένων και μεταδεδομένων
Η πρόσβαση στα βιβλιογραφικά δεδομένα και στο πλήρες κείμενο των εργασιών είναι ελεύθερη. Οι εργασίες που φιλοξενούνται από την υπηρεσία «Προθήκη ΑΠΘ Διαχείριση επιστημονικών εκδόσεων» είναι προσβάσιμες από κάθε ενδιαφερόμενο χωρίς κόστος.
Τα βιβλιογραφικά δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από οποιονδήποτε χωρίς προηγούμενη άδεια από τη ΒΚΠ για εμπορικούς ή μη σκοπούς, αναφέροντας την πηγή ανάκτησης (πρωτογενή) ή δημιουργώντας υπερσύνδεσμο στα πρωτογενή βιβλιογραφικά δεδομένα.
Ο χρήστης οφείλει να σέβεται και να τηρεί τις προϋποθέσεις της άδειας που έχει επιλεχθεί για την αδειοδότηση του κάθε κειμένου. Ως εκ τούτου, δεν επιτρέπεται η εμπορική εκμετάλλευση των εργασιών σε οποιαδήποτε μορφή ή μέσο χωρίς να αναφέρεται ρητώς στην αδειοδότηση του περιεχομένου ή χωρίς την επίσημη άδεια από τον κάτοχο των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας.

7. Πολιτική δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας
Η ΒΚΠ δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν παραβάσεις του νόμου περί πνευματικής ιδιοκτησίας καθώς και τυχόν όρων ιδιωτικών συμφωνιών μεταξύ πνευματικών δημιουργών της «Προθήκης» και τρίτων εκδοτών/διαθετών.
Η ΒΚΠ δεν φέρει καμία ευθύνη για την αξιοπιστία την εγκυρότητα και την πρωτοτυπία του δημοσιευμένου περιεχομένου.
Οι υπεύθυνοι κάθε περιοδικού οφείλουν να ελέγχουν ότι οι συγγραφείς είναι οι δημιουργοί των άρθρων, ότι δεν παραβιάζονται πνευματικά δικαιώματα τρίτων από το ίδιο το κείμενο είτε από τη χρήση τυχόν γραφημάτων, φωτογραφιών κτλ. μέσα σε αυτό  και σε περιπτώσεις τυχόν καταγγελιών να προβαίνουν άμεσα είτε στην αφαίρεση του επίμαχου άρθρου είτε στην προσθήκη αναφοράς περί της αμφισβήτησης, έως την επίλυση της διαφοράς. 

8. Πολιτική για τα προσωπικά δεδομένα
Υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων των χρηστών της Προθήκης είναι η ΒΚΠ του ΑΠΘ, η οποία τηρεί βάση με το σύνολο των στοιχείων των χρηστών σύμφωνα με τη νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα και την αντίστοιχη πολιτική του ΑΠΘ. O χρήστης συναινεί στην επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που ο ίδιος οικειοθελώς παρέχει στην Προθήκη για το σκοπό της εύρυθμης λειτουργίας της Προθήκης, της επικοινωνίας μαζί του για την επίλυση τυχόν προβλημάτων ή για την ενημέρωσή του για δράσεις της Προθήκης που μπορεί να τον ενδιαφέρουν καθώς και για την πλήρωση των νόμιμων υποχρεώσεων της Προθήκης/ΒΚΠ/ΑΠΘ. Η Προθήκη δεσμεύεται ότι δεν θα γνωστοποιήσει προσωπικά δεδομένα, μη δημοσιευμένα ήδη, σε τρίτους. Οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, γίνεται μόνο κατόπιν συναίνεσης του υποκειμένου των δεδομένων για τον εκάστοτε δηλούμενο συγκεκριμένο σκοπό. Τα δεδομένα θα διατηρηθούν στο αρχείο της ΒΚΠ. Ο εθελοντής μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματα που προβλέπει η νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα, όπως τη διόρθωση και τη διαγραφή τους.

Η ΒΚΠ διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε τροποποίηση της Πολιτικής χρήσης όποτε κρίνεται αναγκαίο. 

cΒΚΠ, 19/09/2023