Πολιτική υπηρεσίας 'Συνεδριοθήκη'

Στο παρόν κείμενο παρατίθεται η πολιτική που καθορίζει τη χρήση της υπηρεσίας, ενώ στο παράρτημα συνοψίζεται η πολιτική αυτή στο έντυπο ‘Συμφωνία Φιλοξενίας Συνεδρίου’.

1. Πολιτική περιεχομένου

1.1. Ως επιστημονικές εκδηλώσεις νοούνται:

  • Συνέδρια (ετήσια ή μη)
  • Συμπόσια
  • Ημερίδες
  • Διημερίδες
  • Συναντήσεις εργασίας (workshops)
  • Διαλέξεις-Ομιλίες
  • Coloquium

1.2. Η υπηρεσία ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ της Βιβλιοθήκης ΑΠΘ συγκεντρώνει και διαθέτει κάθε είδους υλικό που παρουσιάζεται σε επιστημονικές εκδηλώσεις που είτε διοργανώθηκαν από το ΑΠΘ, είτε συμμετείχαν στην οργανωτική επιτροπή μέλη του ΑΠΘ, είτε συμμετείχαν μέλη του ΑΠΘ ως ομιλητές. Η πρόσβαση στην υπηρεσία είναι ελεύθερη μέσω διαδικτύου, χωρίς να απαιτείται εγγραφή στο συγκεκριμένο δικτυακό τόπο.
1.3. Οι επιστημονικές εκδηλώσεις πρέπει να έχουν επιστημονικό, ερευνητικό ή καλλιτεχνικό περιεχόμενο.
1.4. Το ακριβές είδος των εργασιών που κατατίθενται σε κάθε επιστημονική εκδήλωση ορίζεται από την οργανωτική επιτροπή του.

2. Πολιτική κατάθεσης εργασιών στη ‘Διαχείριση Συνεδρίων’

2.1. Η οργανωτική επιτροπή της κάθε επιστημονικής εκδήλωσης:

  • είναι υπεύθυνη για τη θέσπιση πολιτικής κατάθεσης των υποβληθεισών εργασιών.
  • ορίζει το είδος των εργασιών που θα είναι αποδεκτά από αυτή, όπως και λεπτομέρειες σχετικά με το μέγεθος, τη μορφή, τη βιβλιογραφία, τα συμπληρωματικά αρχεία, κ.λπ.
  • είναι υπεύθυνη για την αξιολόγηση των εργασιών που θα γίνουν αποδεκτές στην επιστημονική εκδήλωση.

2.2. Η Βιβλιοθήκη ΑΠΘ δεν εμπλέκεται στη διαδικασία αξιολόγησης και ούτε φέρει ευθύνη για την εγκυρότητα και αυθεντικότητα των εργασιών που διατίθενται μέσω της υπηρεσίας ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’.

3. Πολιτική θεμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας

3.1. Την πολιτική θεμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας την καθορίζει η οργανωτική επιτροπή του κάθε συνεδρίου.
3.2. Η οργανωτική επιτροπή μπορεί είτε να αποδεχθεί τα πρότυπα κείμενα που έχει εισάγει η Βιβλιοθήκη ΑΠΘ στην επιλογή ‘Διαχείριση Ιστοσελίδας’, βήμα 1.4. Πνευματικά Δικαιώματα μέσα στο σύστημα ‘Διαχείρισης Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’, είτε να διαμορφώσει δικά της κείμενα. Η οργανωτική επιτροπή μπορεί να αποφασίσει αν η αποδοχή των όρων της πολιτικής θεμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας θα είναι υποχρεωτική κατά την υποβολή των εργασιών, όπως και αν θα προβάλλεται το λογότυπο των αδειών Creative Commons (βλ. http://www.creativecommons.gr/).
3.3. Η Βιβλιοθήκη διατηρεί τα πνευματικά δικαιώματα όσον αφορά τον εξελληνισμό του περιβάλλοντος και των αρχείων βοήθειας. Τα εξελληνισμένα αρχεία διατίθενται από τη Βιβλιοθήκη ΑΠΘ με την παρακάτω άδεια: Creative Commons – Αναφορά Δημιουργού (EN - EL)

4. Πολιτική δεδομένων και μεταδεδομένων

4.1. Πρόσβαση στα βιβλιογραφικά δεδομένα και στο πλήρες κείμενο των εργασιών μπορεί να έχει ο καθένας. Οι εργασίες των πάσης φύσεως επιστημονικών εκδηλώσεων που φιλοξενούνται από την υπηρεσία ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ είναι προσβάσιμες από κάθε ενδιαφερόμενο χωρίς κόστος.
4.2. Τα βιβλιογραφικά δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από οποιονδήποτε χωρίς προηγούμενη άδεια από το ΑΠΘ για μη κερδοσκοπικούς ή εμπορικούς σκοπούς, αναφέροντας την πηγή ανάκτησης (πρωτογενή) ή δημιουργώντας σύνδεσμο στα πρωτογενή βιβλιογραφικά δεδομένα.
4.3. Δεν επιτρέπεται η εμπορική εκμετάλλευση των εργασιών σε οποιαδήποτε μορφή ή μέσο χωρίς την επίσημη άδεια από τον κάτοχο των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας.

5. Πολιτική καταχώρησης και συντήρησης

5.1. Την ευθύνη της λειτουργίας της υπηρεσίας ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ έχει η Βιβλιοθήκη ΑΠΘ. Η Βιβλιοθήκη ΑΠΘ δεσμεύεται να:

  • καταβάλει τις μέγιστες προσπάθειες ώστε να εξασφαλίζει μία κεντρική, μόνιμη, σταθερή υπηρεσία ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ με συνεχή διαθεσιμότητα και πρόσβαση στο ψηφιακό της υλικό.
  • φροντίζει για την πολιτική διατήρησης του υλικού (preservation techniques).
  • ενημερώνει την ακαδημαϊκή κοινότητα για σημαντικές αλλαγές στο περιεχόμενο π.χ. format migration.
  • παρέχει εύκολη, γρήγορη και ικανοποιητική πρόσβαση σε τοπικό και παγκόσμιο επίπεδο.

5.2. Η καταχώρηση μίας επιστημονικής εκδήλωσης στην υπηρεσία ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ πραγματοποιείται μετά από αίτηση μέλους της οργανωτικής επιτροπής. Η συμπλήρωση της αίτησης (online ή έντυπη) αποτελεί και αποδοχή των όρων χρήσης της υπηρεσίας. Το έντυπο της αίτησης είναι διαθέσιμο στο Παράρτημα Α.
5.3. Κατά τη διαδικασία αίτησης για φιλοξενία νέου συνεδρίου ορίζεται και ο Διαχειριστής του Συνεδρίου, ο οποίος αποκτά λογαριασμό χρήστη και κωδικό πρόσβασης και μπορεί να δημιουργήσει εξουσιοδοτημένους χρήστες με συγκεκριμένες αρμοδιότητες (ρόλους) στο συνέδριο.
5.4. Η καταχώρηση των πληροφοριών (γενικές πληροφορίες, χρονοπρογραμματισμός, πολιτικές, υποβολές, κ.ά.) ενός συνεδρίου ή μιας επιστημονικής εκδήλωσης πραγματοποιείται από τους διοργανωτές του συνεδρίου και όχι από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης ΑΠΘ.
5.5. Η Βιβλιοθήκη ΑΠΘ για την υποστήριξη της υπηρεσίας ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ προσφέρει:

  • το ΕΛ/ΛΑΚ OCS (Open Conference Systems), το οποίο επιλέχθηκε να είναι το περιβάλλον φιλοξενίας και διαχείρισης των συνεδρίων και των άλλων επιστημονικών εκδηλώσεων που οργανώνονται από το ΑΠΘ. Το OCS είναι εγκατεστημένο σε εξοπλισμό της Κεντρικής Βιβλιοθήκης.
  • αποθήκευση των συνεδρίων στο διηνεκές και δυνατότητα διαρκούς πρόσβασης.
  • εξελληνισμένους οδηγούς χρήσης που θα βοηθήσουν τους οργανωτές των συνεδρίων κατά την προετοιμασία του συνεδρίου, όπως και τους χρήστες κατά τη χρήση του περιβάλλοντος ανάλογα με το ρόλο τους (Συγγραφείς, Κριτές, Συμμετέχοντες, κ.λπ.).
  • εκπαίδευση και συνεχή υποστήριξη από εξειδικευμένο προσωπικό της Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς τους οργανωτές των συνεδρίων και των άλλων επιστημονικών εκδηλώσεων. Η εκπαίδευση θα αφορά στην εκμάθηση της πλατφόρμας OCS κατά την παραμετροποίηση της εφαρμογής, ενώ θα παρέχεται βοήθεια και καθ’ όλη τη διαδικασία εισαγωγής των συνεδρίων.
  • τεχνική υποστήριξη από τους διαχειριστές συστημάτων (system librarians) της Βιβλιοθήκης
6. Πολιτική προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά στοιχεία και οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις των ατόμων που εμπλέκονται σε κάποιο/α συνέδριο/α εξυπηρετούν αποκλειστικά τους σκοπούς του συγκεκριμένου συνεδρίου και ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ για κανένα άλλο σκοπό.

7. Πολιτική θεμάτων οικονομικής διαχείρισης

7.1. Την ευθύνη για την οικονομική διαχείριση των συνεδρίων φέρει αποκλειστικά η εκάστοτε οργανωτική επιτροπή του συνεδρίου.
7.2. Στόχος της υπηρεσίας ‘Διαχείριση Επιστημονικών Εκδηλώσεων - Συνεδριοθήκη’ είναι η εξυπηρέτηση των οργανωτικών φορέων των συνεδρίων. Ως εκ τούτου η Βιβλιοθήκη ΑΠΘ ΔΕ φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ζημίες ή προβλήματα που προκαλούνται είτε από το ίδιο το λογισμικό, είτε από την αναβάθμισή του λογισμικού ή από όποιες δυσκολίες στην πρόσβαση.